Автоматизация отчетности помогает не только ускорить и облегчить рабочие процессы, но и контролировать все важные показатели и их динамику.
Как правильно управлять бизнесом? Собирать все данные и принимать решения, опираясь на них. Главный показатель деятельности компании — деньги. Отчеты помогают разобраться, куда тратится бюджет, какие направления приносят больший доход и во что инвестировать.
Чтобы сотрудники не тратили время на рутинный сбор показателей каждые 1, 3, 6, 12 месяцев, придумана автоматизация отчетности. Более того, она помогает следить за показателями и принимать решения в реальном времени.
Отчеты, которые помогут найти узкие места и зоны роста
Маркетинговые отчеты
На что уходит маркетинговый бюджет, какие инструменты приводят клиентов, какие каналы приносят больше денег, какая реклама не работает и куда еще вложить средства? Это небольшой перечень вопросов, на которые отвечают маркетинговые отчеты.
В маркетинге выделяют следующие ключевые показатели:
- стоимость привлечения одного клиента,
- доход от одного клиента за все время сотрудничества с ним,
- возврат инвестиций маркетингового канала.
В зависимости от отчетов, можно выделить дополнительные показатели и анализировать более детально.
Добиться корректных данных поможет настройка сквозной аналитики. Для этой цели на рынке представлены разные программы и сервисы, многие можно интегрировать с вашей CRM или ERP-системой. Выбирайте, исходя из специфики своего бизнеса.
Отслеживание эффективности сотрудников
Люди — главный ресурс компании. От того, насколько эффективно они работают, зависят все финансовые показатели. Без объективных автоматизированных отчетов здесь не обойтись.
Например, для менеджера по продажам показателем работы станет воронка продаж. Все ли заявки обработаны, сколько лидов перешли на следующий шаг, сколько заключило сделку. Если большое количество потенциальных клиентов уходит на одном и том же шаге — это повод взять этап на контроль, проверить скрипты, высылаемые материалы.
Установите плановые показатели и замеряйте реальные трудозатраты. Возможно, сотруднику не хватает квалификации и он тратит два дня на двухчасовую задачу — ему нужно помочь, либо передать работу на аутсорс (будет дешевле двухдневной зарплаты сотрудника, а он перенесет внимание и силы на другую задачу).
В другой ситуации можно обнаружить, что квалифицированный сотрудник тратит на задачу слишком много времени, хотя фактически может выполнить быстрее. Что означает растягивание работы во времени.
Автоматические отчеты по эффективности сотрудников можно реализовать в ERP-системе. Или пользоваться готовыми трекерами.
Учет материалов в производстве
Автоматизация отчетности используемых материалов дает понимание, как расходуется сырье в производстве. Помогает спрогнозировать сроки, когда нужно оформить закупку, распределить товары между филиалами, какой процент уходит на брак и т.д.
Можно обнаружить, что сырье тратится подозрительно быстро (и пересмотреть рецептуру, или найти воришку). Или наоборот — сырье уходит медленно, тогда нужно сократить закупку.
Финансовые отчеты
Запас денежных средств на расчетном счете вовсе не показатель успешной деятельности. Если вы не замеряете финансовые показатели, легко можете пропустить кассовый разрыв.
Следить нужно не только за доходами и расходами. А также за фактическими тратами на производство товара или услуги.
В сфере разработки программного обеспечения услуга оказывается на протяжении длительного времени. От Клиента приходит предоплата, но эти деньги еще не заработаны. Важно равномерно распределить средства на весь срок работ. А также следить за фактически потраченным временем, иначе есть риск превысить оплаченное время и уйти в минус.
Автоматические отчеты в CRM или ERP-системе помогут контролировать денежные потоки, планировать доход и оперативно реагировать на любые изменения.
Автоматизация отчетности: отвечаем на важные вопросы
Автоматизация учета и отчетности требует отлаженных рабочих процессов: как считаете эффективность, какие формулы используете, по какой цепочке перемещаются задачи и т.д.
Давайте определим, на какие вопросы нужно дать ответы перед тем как настроить автоматизированные отчеты, чтобы потом не переделывать.
1. Какими ключевыми метриками пользуетесь?
Определите, какие показатели важны для принятия решения. Это позволит определить, каким будет функционал будущего инструмента, и какой будет структура шаблона.
2. Как и какими сервисами собираются данные?
Какие сервисы собирают и обрабатывают данные вашей компании? Даст понимание, с какими сторонними сервисами требуется интеграция. В большинстве случаев это касается интернет-маркетинга.
3. Кто будет пользоваться отчетами?
Скорее всего, те ключевые показатели, которые отметили выше — не исключительный список. В зависимости от рода деятельности компании у всех будут разные запросы по видам отчетов. Даже в одном отделе у разных сотрудников будут разные запросы по шаблонам отчетов: кому-то нужно видеть, как клиенты взаимодействуют с мобильным приложением, а кому-то — показатели работы самого приложения.
Опросите будущих пользователей системы, что для них важно и чего им не хватает в данный момент.
Принципы составления отчетов
Очень субъективный список, но лучше с ним, чем без него.
- Простота и понятный визуал. Навороченность и пятиэтажная структура отчетов может только усложнить восприятие информации, особенно когда она в цифрах. Чем проще отчет, тем быстрее приходит понимание ситуации. Другое дело, чтобы у пользователя была возможность провалиться в детали.
- Универсальность. Дайте возможность пользователям формировать отчеты по всевозможным данным в системе.
- Автоматизированность. Когда в структуру, скажем, производства подключается новое звено, оно должно без проблем отображаться в системе.
- Экспорт данных. Возможность выводить данные отчета в различных форматах и отправка на печать.
Опасности при автоматизации отчетности
Опасность одна — полагать, что сотрудники и пользователи самостоятельно разберутся с отчетами. Проведите небольшое обучение, демонстрацию новой системы, покажите, какие возможности она дает и как упрощает прежние задачи.
Новое часто принимается коллективом болезненно, пока не показать реальную пользу от этого нового.