Незадолго до массового перехода на удаленку, в начале 2020 года мы проработали и зафиксировали в наших бизнес-процессах систему измерения эффективности сотрудников, то есть KPI, и их мотивации. Как оказалось, очень вовремя.
KPI (Key Performance Indicators — Ключевые показатели эффективности) — числовые показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении целей или оптимальности процесса, а именно: результативности и эффективности.
Удаленная работа подразумевает, что руководитель больше не видит своих подчиненных, не может знать на 100%, работают они в данный момент или нет, и делать выводы об эффективности сотрудника по тому, насколько интенсивно стучат его пальцы по клавиатуре. Хотя ошибочность такого подхода была понятна и ранее, многие осознали это именно сейчас.
Несколько лет мы были озабочены тем, как количественно измерить качественные показатели работы команды. Чтобы решение о результатах работы за месяц, а значит о премировании были объективны, не зависели от настроения руководителя и того, как часто он видит сотрудника. И так как мы — IT компания, нам было важно, чтобы полученную систему затем можно было автоматизировать.
На данный момент мы:
- проработали систему мотивации для каждой должности,
- зафиксировали соответствующие изменения в бизнес-процессах,
- реализовали контроль за KPI и выплату премий, в зависимости от достигнутого результата.
Сейчас внедряем полученную систему во внутреннюю ERP-систему. Хотим поделиться нашим примером создания системы мотивации и ее дальнейшей автоматизации. Надеемся, он будет вам полезен.
Нельзя автоматизировать хаос
Первое и самое важное правило — невозможно автоматизировать хаос!
Вы должны понимать, какова будет формула расчета KPI: какие данные нужны и откуда берутся. А главное, зачем нужно учитывать именно эти показатели.
Если у вас есть ответы на эти вопросы — отлично, ваш следующий шаг автоматизация системы мотивации.
Если нет, дадим несколько советов:
- Эффективная система мотивации базируется на том, что сотрудники не просто согласны с ценностями компании, а цели каждого сотрудника и всей организации совпадают. То есть создавая выгоду для компании, работник получает выгоду для себя.
- Под “выгодой” и “мотивацией” не обязательно имеются в виду материальные блага. Обучение, рост и развитие как личное, так и командное, стимулирует не меньше.
- Система мотивации должна быть понятной и прозрачной. То есть сотрудник знает из каких показателей складывается его KPI и понимает, почему так. Может самостоятельно проверить результат и следить за ним. Так доверие к мотивационной системе будет максимальным.
Разбираем на примере
Наша фирма занимается разработкой программного обеспечения на заказ.
Задачи в каждом случае разные. То есть это не конвейер, который выдает одинаковые продукты, а индивидуальный подход к проблемам Заказчика.
Для нашей сферы нет каких-то стандартов расчета KPI. И даже состав команды разработки может отличаться в разных компаниях. У нас это: разработчики (веб и мобильные), тестировщики, дизайнер, верстальщик, менеджер проекта (он же аналитик).
Первым делом мы определили, какие показатели важны для компании. Это:
- Финансовое обеспечение. На показатель влияет и качество работ, и количество, и лояльность клиентов. То есть этот параметр может по разному выражаться в KPI для разных должностей.
- Развитие сотрудников. Понятно, чем выше уровень квалификации, тем сложнее уровень задач, которые может решать сотрудник, тем быстрее и качественнее будет выполнена работа.
- Командная работа. Так как разработка сложного программного комплекса невозможна силами одного человека, слаженная работа команды — важный для нас критерий.
Далее прописали, как каждый из этих показателей может выражаться для определенной должности. Например, для разработчика получилась такая картина:
1. Финансовое обеспечение состоит из двух частей:
- выполнение определенного количества оплаченных Клиентом работ в неделю;
- отсутствие возвратов, то есть задача закрыта без ошибок, ведь в противном случае, разработчик тратит на нее не оплаченные Заказчиком часы.
2. Развитие сотрудников — прохождение обучающих курсов, выступление на TFG (Time For Grow — так мы называем свои внутренние образовательные митапы).
3. Командная работа — сдача командой спринта вовремя.
Собираем формулу KPI
Итак, показатели определены. По 2 и 3 пунктам все понятно: мы можем просто отмечать каждый случай прохождения обучения и каждый вовремя сданный спринт вручную.
Для 1 пункта нужна специальная программа, в которой будет фиксироваться время выполнения задачи и возвраты. Это не стало проблемой, многие IT-фирмы ведут учет своих задач в таск-трекерах, где есть такие возможности. Мы уже несколько лет работает в системе Redmine.
Осталось определить план по трудозатратам. Его мы получили путем вычета из 40 рабочих часов (в неделю) время на отдых, коммуникации, обучение и внутренние задачи.
Собираем итоговую формулу расчета KPI. В зависимости от того, насколько важнее один или другой пункт, можно дать параметрам разный вес.
Наш “прайс-лист”:
- достижение и перевыполнение плана дает от 10 до 30% прибавки
- возврат задачи с ошибкой: — 0,25%
- обучение или выступление на TFG: + 3%
- вовремя сданный спринт: + 2%
Недостижение сотрудником плана не “минусует” проценты из итоговой премии. Но является основанием, чтобы обратить на это внимание, поговорить с ним, а в случае, если такой результат повторяется в течение нескольких месяцев, сделать соответствующие выводы.
Осталось настроить все расчеты в Excel-таблице и готово!
Советуем объявить первые месяц-два “тестовым периодом”. Чтобы убедиться, что все цифры, в том числе размер вознаграждения определен правильно. И система мотивации работает в нужном направлении.
Переходим к автоматизации
Полученный алгоритм расчета эффективности сотрудников мы тестировали несколько месяцев. Затем началась автоматизация системы мотивации.
Переносим расчеты из Excel-таблицы во внутреннюю систему учета. Уже реализовали интеграцию с Redmine — так мы получаем данные о фактических трудозатратах, количестве возвратов и попадании спринта в дедлайн автоматически. Это уже бОльшая часть данных!
Осталось добавить информацию по обучению и собрать все расчеты в единую таблицу.
Для сотрудника сделали личный кабинет, где он сможет следить за своим KPI.
Вывод
Автоматизация системы мотивации, как и автоматизация других сфер, всегда должна начинаться с аналитики!
Нужно разобраться во “внутренней кухне”, знать, чего вы хотите достичь, и понять, каким способом можно это сделать.
Иначе процесс может затянуться на месяцы и даже годы, потребовать существенных финансовых вложений, а результат можно так и не получить.
#СекретФирмы