iCherga — это сервис онлайн-записи на автомойки для пользователей и автоматизированная система учета для организаций. С помощью мобильного приложения пользователь выбирает мойку (по цене, удаленности или другому критерию) и записывается на услуги. 

Но как те или иные мойки попадают на карту в приложении пользователя? Их нужно зарегистрировать в сервисе. А для управления контентом, услугами и ценами, обработки заявок понадобится Кабинет организации.

Заказчик решил не ограничиваться минимальным набором функций для компаний. Была поставлена задача — создать многофункциональную систему, объединяющую в себе возможности CRM и ERP, которая позволит контролировать все процессы автомойки: от получения заявок до загруженности персонала. То есть компания получит все нужные ей для работы возможности и даже больше, просто зарегистрировавшись в сервисе!

«Амбициозно», — скажете вы? «По нашему!», — ответим мы.

Проблема

Создавать систему нужно было не с нуля. За основу была взята другая программа, имеющая схожий функционал, которую также разрабатывали мы.

Возможно, со стороны Заказчика, это выглядит не как проблема, а как экономия. Но, чтобы это действительно стало экономией, для разработки такого крупного программного комплекса необходимо:

1. хорошо анализировать задачи;
2. затем проанализировать еще раз;
3. проанализировать, не забыли ли мы что-то проанализировать.

Ну вы поняли: сначала хорошенько думаем, потом делаем. Так как изменение функционала в одном месте влияет на корректность данных в другом, а также на работу мобильных приложений для клиентов. Переделывать неверно продуманную логику будет долго и дорого.

Решение

Пойдем по порядку, чтобы ничего не упустить.

Регистрация мойки

На сайте iCherga описаны все возможности сервиса для пользователей и организаций. Контент доступен на русском и украинском языках.

• 

• 

• 

Здесь же можно зайти в свой Кабинет или зарегистрировать автомойку.

После успешной отправки заявки, на указанную электронную почту высылаются доступы к Кабинету. Пользователь, создавший профиль организации, получает роль «Директор».

Заявки и клиенты

На стартовой странице Кабинета отображаются все заявки на выбранный день, в разрезе по боксам. 

Зеленым подкрашиваются бронирования через мобильное приложение, голубым — созданные сотрудниками мойки вручную. Нерабочее время бокса выделяется серым цветом.

Такой способ отображения заявок позволяет легко ориентироваться в загруженности боксов.

При создании новой заявки вручную, через Кабинет администратора, нужно указать дату и время, контакты клиента и данные автомобиля. По номеру автомобиля программа определяет, есть ли такой клиент в базе, и если есть, подтягивает остальную информацию о нем и его автомобиле.

Нужно выбрать услуги и задать исполнителей. Стоимость и продолжительность работ будут рассчитаны автоматически. При создании заявки также указывают способ оплаты и скидку, если она имеется у клиента.

Если клиент бронирует услуги самостоятельно через мобильное приложение, в Кабинете администратора заявка отображается уже заполненной. Ее нужно подтвердить или отклонить. Когда услуга оказана, появляется кнопка для печати чека.

Можно настроить голосовые или sms уведомления, чтобы не пропустить входящие заявки. А также уведомления на почту.

Данные по всем клиентам автомойки собираются в Базу клиентов.

Но для того, чтобы работа с заявками стала доступна, нужно сначала настроить данные автомойки.

Настройки компании

В первую очередь необходимо заполнить основную информацию о компании: наименование, контакты, описание и фото.

Далее указать график работ. Он может отличаться для разных боксов. Также здесь задаются настройки записи через мобильное приложение: за какое время можно записаться на услугу; разрешить запись на все боксы через приложение, или включить только для некоторых.

Группы автомобилей — справочник, в котором можно объединить разные модели и марки транспортных средств, чтобы в дальнейшем установить разные цены на услуги для разных групп.

В системе уже имеются стандартные группы. Можно использовать их, или создать свои.

Услуги автомойки создаются и редактируются на странице «Услуги». Нужно задать наименование, цену и длительность, указать группу автомобилей. Можно выбрать, на какие услуги доступна запись через мобильное приложение.

На странице «Система лояльности» происходит выбор и настройка системы скидок для клиентов.

На странице «Скидки» можно создать новость о скидках и акциях компании. Она появится в мобильном приложении для информирования пользователей сервиса.

В Справочнике должностей и Справочнике ролей ведутся базы имеющихся в компании должностей и ролей соответственно.

Роли «Директор» и «Администратор» уже созданы, и удалить их нельзя. Им задаются индивидуальные настройки доступа: включаются или выключаются определенные разделы.

На странице «Персонал» добавляются сотрудники мойки. 

Для роли «Администратор» нужно указать email — он будет логином при входе в программу. А сотрудника с ролью «Исполнитель» можно закрепить за определенным боксом — тогда при создании заявки он подставляется автоматически как исполнитель, если выбран этот бокс.

В Кабинете также можно следить за отзывами и оценками клиентов, которые они оставляют в мобильном приложении, после получения услуги.

Услуги сервиса iCherga платные для организаций, стоимость зависит от выбранного тарифа. Пополнять баланс и следить за списаниями средств можно на странице «Баланс».

Аналитика

Система учета для автомойки имеет раздел «Аналитика», где собирается статистика по важным для компании показателям. 

Например, выручка: общая выручка, средний чек, выручка по дням недели, по категориям автомобилей и способам оплат.

• 

• 

• 

Отчеты по заявкам:

• 

• 

Данные по загруженности автомойки:

Все отчеты можно выгрузить в Excel.

Вывод

Система учета для автомойки, реализованная в Кабинете организации сервиса iCherga, позволяет перенести все данные компании с бумажных носителей в облако. Упорядочивает процессы, позволяет анализировать данные, следить за заявками и выручкой, вести базу клиентов.

В отличие от других CRM-систем, iCherga создана специально для автомоек, учитывает их особенности и принятый порядок работ.

Плюс к этому сервис является источником клиентов для автомойки. А клиенты, в свою очередь, получают удобное мобильное приложение для записи и хороший сервис.

Mockup PSD создан(а) freepik — ru.freepik.com