Проблема

Заказчик обратился к нам сразу с тремя острыми бизнес-проблемами: 

1. Большие временные затраты на работу с заявками. Учет клиентов велся в Excel, а стоимость заявки рассчитывалась вручную.
2. Сложности с обучением персонала. Новых сотрудников приходилось долго обучать правилам расчета заявок.
3. Неэффективное распределение времени сотрудников. Были трудности с грамотным назначением исполнителей из-за непонимания степени их занятости.

Клиент пришел к нам в офис с кипой распечатанных таблиц. Все разного формата и с большим количеством данных, соединяются между собой сложными связями и формулами. Попытки разобраться что здесь для чего и почему так работает ставили в ступор даже самого Клиента.

Мы провели большую работу по аналитике, привели таблицы к одному виду, чтобы упростить логику работы, прописали точные формулы для каждого вычисляемого значения. В процессе Клиент признался, что действительно, некоторые данные рассчитываются слишком сложным образом, и скорректировал свои бизнес-процессы.

Адель Ямашев,
генеральный директор

Решение

Разработали программный комплекс, состоящий из удобного веб-приложения для персонала предприятия и мобильного приложения для исполнителей. Функционал веб-приложения продуман таким образом, чтобы решить все основные проблемы заказчика:

• кабинет диспетчера для приема и обработки заказов;
• кабинет бухгалтера для расчета зарплат и кассы;
• кабинет администратора для контроля всех процессов.

Функционалу мобильного приложения мы посвятили отдельную статью.

Функции, доступные диспетчеру грузоперевозок

В личном кабинете диспетчера отображаются заявки всех клиентов, есть возможность их видоизменять и формировать новые. Внешне они легко различимы по статусу, также предусмотрены специальные фильтры для быстрого нахождения нужной.

Диспетчер принимает звонок от клиента и формирует в системе заявку, обозначая все параметры заказа.

Можно указать несколько адресов, изменять их последовательность, а программа задаст маршрут и определит точные расстояния.

Теперь необходимо зафиксировать наименования услуг, предпочтительное время исполнения и дедлайны, необходимые клиенту. После того, как диспетчер выберет тип услуги, система управления грузоперевозками отобразит нужный набор полей.

Клиенту предлагается выбрать способ оплаты — наличными или картой, внести предоплату или получить скидку по акции — эти тонкости также учтены в интерфейсе системы.

Программа для учета грузоперевозок автоматически рассчитывает стоимость, учитывая все параметры заявки — заданные расстояния, вид услуги, наличие действующих акций, тип внесения средств и т.д. Вся заявка видна на одном экране — не нужно ничего скроллить и открывать дополнительные вкладки. Это заметно облегчает работу диспетчера.

Для быстрого изменения информации в заявке достаточно кликнуть по соответствующему элементу в правой части заявки.

Каждая новая заявка по умолчанию приобретает отметку «Принята». После этого нужно найти и выбрать для нее исполнителей.

Нажав на кнопку «Назначить рабочего», можно подгрузить список всех доступных на данный момент исполнителей, у которых есть нужный уровень компетенции и подходящий рейтинг.

Система учитывает местонахождение рабочих, время, за которое они успеют доехать и отсутствие активной заявки на момент формирования текущей.

При необходимости выбранному исполнителю можно написать в этой же программе, позвонить по указанному номеру телефона, а также удалить и назначить другого работника. А еще диспетчер может отследить, прочитал ли исполнитель отправленное сообщение.

Как только диспетчер выберет всех рабочих, заявка будет распределена. После этого можно обозначить время начала и сроки окончания работ.

Эти параметры подгружаются автоматически из мобильного приложения исполнителей, но при желании их можно обозначить и вручную. Как только все рабочие завершат работу, заявка приобретет статус «Завершена».

Расчет заработной платы исполнителей и касса

В личном кабинете бухгалтера отображаются все зарплаты, начисленные рабочим. Здесь же можно указывать другие факты внесения или выдачи. Размер оплаты труда рабочего вычисляется для каждой завершенной заявки.

График работы исполнителей

Специалист по кадрам видит Базу исполнителей — таблицу с указанием часов их работы. 

В системе предусмотрено создание шаблонов расписаний — 2/2, 5/2 и другие. Можно выделить сразу несколько работников и выбрать для них единый шаблон. Также кадровик может кликнуть по отдельному дню из графика рабочего, чтобы обозначить отгул, больничный или внеплановый выходной.

Администрирование приложения для грузоперевозок

В личном кабинете администратора есть весь рассмотренный нами функционал + внесение изменений в справочники. В них обозначаются стоимость часа и километра — как для клиента, так и для рабочего, а также разные надбавки, например, за работу в ночное время. Здесь же указываются минимальные сроки, объемы или стоимость услуг. 

Здесь же можно отметить места и районы, для которых действуют надбавки.

Эта программа реализована для автоматизации работы в сфере грузоперевозок. Она уже эффективно работает и ежедневно облегчает работу большого количества сотрудников. Мы продолжаем совершенствовать систему и работаем над добавлением новых функций.